Como funciona a LGPD nas relações de trabalho?
A Lei Geral de Proteção de Dados nº 13.709/2018 foi inspirada no modelo de Legislação Europeia chamado de General Data Protection Regulation (GDPR), cujo objetivo principal é a proteção de dados que garantem o direito à privacidade.
Esta legislação deve ser aplicada em qualquer área de atuação que tenha acesso a informações pessoais e dados sensíveis de pessoas naturais, inclusive no que diz respeito às relações trabalhistas.
A LGPD, como é resumidamente denominada Lei Geral de Proteção de Dados, no âmbito das relações trabalhistas são aplicadas em conjunto com as diretrizes das normas trabalhistas para dirimir a existência de eventuais lacunas legais de modo a proteger os dados dos trabalhadores que ficam à disposição dos empregadores.
Essa proteção de dados abrange todos os tipos de armazenamento, sejam os dados armazenados de forma física ou aqueles armazenados de forma digital, tendo em vista que o intuito da lei é proteger os dados independente de sua forma de armazenamento.
A Lei Geral de Proteção de Dados deve ser observada no decorrer de todo o processo de vínculo trabalhista, desde o momento pré-contratual até o momento pós-contratual, ou seja, a responsabilidade do empregador se inicia antes mesmo do processo seletivo e se estende até após a rescisão contratual, visto que eventuais dados do trabalhador precisam se manter arquivados com o empregador mesmo após o término do contrato de trabalho.
A aplicação da LGPD se norteia com base em alguns fundamentos estabelecidos em seu art. 2º, como liberdade, privacidade, informação, comunicação, opinião, dignidade, cidadania e outros.
Do mesmo modo, se baseia também em alguns princípios que estão disciplinados em seu art. 6º, como finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e prestação de contas.
A disposição destes fundamentos e princípios de forma expressa na Lei Geral de Proteção de Dados garante que o trabalhador tenha controle sobre o tratamento de suas informações pessoais que são disponibilizadas ao empregador e que jamais podem ser fornecidas a terceiros alheios à relação contratual de trabalho sem o devido consentimento.
Impactos da LGPD nas relações de trabalho.
A necessidade de observar as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados nas relações de trabalho se dá pelo fato de que o compartilhamento de informações pessoais e dados sensíveis do trabalhador no decorrer do vínculo trabalhista é necessário, sendo obrigatório ao empregador o tratamento correto destas informações para proteção do trabalhador.
Pensando nisso, o empregador precisa estabelecer mecanismos de integração entre o Setor de Recursos Humanos com os demais existentes na empresa para rastrear as informações que precisam ser protegidas e, assim, adequar a melhor forma de tratamento de dados conforme a necessidade da empresa.
Esse mecanismo de tratamento de dados impacta diretamente todo o processo da relação trabalhista, pois pode ocasionar modificação que vai do processo seletivo ao arquivamento das informações após o término do vínculo entre o trabalhador e o empregador.
As informações protegidas englobam dados pessoais, como por exemplo, o nome, CPF, telefone, endereço, e-mail e também dados considerados sensíveis, como por exemplo, etnia, religião ou espiritualidade, orientação sexual ou de gênero, posicionamento político, social, filosófico, ou seja, toda e qualquer informação do trabalhador a qual o empregador tenha acesso deve ser protegida.
Qual a implicação de todo esse regramento nas relações trabalhistas?
Bem, essas boas práticas de tratamento de dados podem coibir o uso dos dados para manipulação de futuros processos seletivos, para discursos preconceituosos e discriminatórios, além garantir o direito à preservação da intimidade do trabalhador, fazendo uma separação clara entre a vida profissional e o pessoal.
É importante ressaltar que eventuais violações à Lei Geral de Proteção de Dados são passíveis de penalização na esfera judicial trabalhista, por isso, é importante que o empregador faça uso de todas as ferramentas possíveis que auxiliem nesse processo de adequação a esta legislação.
Quem é submetido à LGPD nas relações de trabalho?
Em que pese a LGPD não ter sido pensada com o fim específico de proteger as relações de trabalho em si, há de se levar em conta que por se relacionar ao tratamento de todos os tipos de dados, acaba sendo aplicável também nessa esfera já que o compartilhamento de informações nesse tipo de vínculo é muito grande e frequente.
A Lei Geral de Proteção de Dados submete às suas diretrizes todas as relações de trabalho, sejam elas pertencentes ao setor público ou privado, ou seja, mesmo as relações de trabalho entre a União, os Estados, os Municípios ou o trabalhador são submetidas às suas disposições.
Ao mesmo tempo em que se abrange as relações de trabalho pública e privada, também há de se ressaltar que a LGPD implica nas relações de trabalho tanto de pessoas físicas quanto de pessoas jurídicas, independente da natureza da atividade exercida e o porte da empresa empregadora.
LGPD nas relações de trabalho: O que muda nos contratos?
Com a Lei Geral de Proteção de Dados os contratos de trabalho devem ser reavaliados, uma vez que serão objeto de algumas readaptações para enfatizar o atendimento às diretrizes de proteção à privacidade do trabalhador no que diz respeito às suas informações compartilhadas com o empregador.
É importante salientar que os dispositivos referentes à proteção de dados devem estar em evidência no contrato para que sejam de fácil identificação por parte do trabalhador, garantindo assim, o respeito aos fundamentos e princípios trazidos pela LGPD, como por exemplo, transparência, informação, finalidade, entre outros.
Os contratos de trabalho passam a ter cláusulas obrigatórias que deixam clara a responsabilidade do empregador diante do tratamento de dados e suas possíveis implicações legais em caso de desobediência.
Para possibilitar essa adequação, os contratos que eventualmente já estejam em vigência devem ser objetos de aditivos contratuais que garantam a proteção dos dados do trabalhador, especificando inclusive a finalidade da coleta de dados e que nenhum compartilhamento possa ser feito sem o consentimento expresso do titular das informações, neste contexto, do trabalhador.
O empregador passa a ter responsabilidade pelo tratamento dos dados desde o momento do anúncio da vaga até o arquivamento das informações do trabalhador após o término do vínculo trabalhista, devendo estar tudo muito bem explicado nos contratos de trabalho.
O que acontece em casos de infrações à LGPD?
Como toda norma jurídica, a Lei Geral de Proteção de Dados também aplica medidas punitivas para eventuais infrações às suas diretrizes, logo é importante estar atendo às adequações necessárias para alinhar os contratos de trabalho à esta legislação e evitar problemas judiciais.
As penalidades aplicadas pela LGPD diante do descumprimento de seus dispositivos são as de advertência, multa que pode ser no valor de 2% sobre o faturamento do empregador ou multa diária, publicização da infração cometida, bloqueio, eliminação ou suspensão total ou parcial do funcionamento do banco de dados.
A penalidade de advertência impõe prazo para que o empregador tome as devidas condutas corretivas em relação ao motivo pelo qual foi advertido e no caso de penalidade de multa, tanto a simples quanto a diária está limitada ao valor de R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais).
A publicização da infração que nada mais é do que tornar pública a infração cometida pela empresa é feita após a apuração e confirmação de que houve violação da Lei Geral de Proteção de Dados.
Restrições aos dados que a empresa possui, podendo ser o bloqueio dos dados objeto da infração, a suspensão por até 6 meses (prorrogável por mais 6 meses) do funcionamento do banco de dados ou exercício da atividade de tratamento de dados que tenha sido objeto da infração, e ainda, proibição total para o exercício desta atividade.
As infrações passíveis de penalização são::
- Fazer o tratamento de dados sem o devido consentimento do titular, ressaltando que o consentimento pode ser revogado pelo titular a seu critério, momento a partir do qual as informações não podem mais ser utilizadas;
- Utilizar os dados coletados para outra finalidade que não seja a que está especificada no contrato;
- Fazer o compartilhamento de informações ou contribuir com o vazamento de dados por falta de segurança no tratamento dos mesmo.
Por isso, é fundamental utilizar todas as ferramentas possíveis para assegurar que os dados estejam em segurança.
Como fazer a adequação à LGPD nas relações de trabalho na sua empresa?
Para se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados a empresa deve ter em mente os fundamentos e princípios que a norteiam, pois é a partir deles que se torna possível que a empresa defina o melhor tipo de formato de tratamento de dados a ser utilizado.
Assim, é preciso estabelecer a finalidade da coleta de dados e adequar o seu tratamento à esta finalidade, o que deve ser levado em consideração no momento em que se realiza a coleta dos dados e não só depois, ou seja, não se pode coletar dados aleatórios sem finalidades específicas para tão somente tê-los.
É obrigatório que os dados estejam sempre disponíveis para o trabalhador titular, com garantia de livre acesso de forma clara e transparente sem nenhum ônus para consultá-los.
A adequação dentro dos parâmetros da Lei Geral de Proteção de Dados se inicia na fase pré-contratual, ou seja, no anúncio da vaga para que seja necessário coletar o mínimo possível de informações dos candidatos e que as informações exigidas se limitem àquelas realmente necessárias ao desempenho da função, evitando dados sensíveis.
No que diz respeito à adequação da empresa na fase contratual, o empregador precisa coletar mais dados do trabalhador contratado, inclusive dados sensíveis, como por exemplo, quantidade de filhos para que possa receber eventual benefício oferecido pela empresa ou Previdência e avaliação médica para atestar o estado de saúde do trabalhador.
No entanto, é importante salientar que estes dados serão com finalidade específica e não podem ser utilizados para outros fins, caso contrário seria uma infração à Lei Geral de Proteção de Dados.
Por isso, fica o alerta ao empregador para que invista a devida atenção na Lei geral de Proteção de Dados, visto que existem muitas peculiaridades, inclusive pelo fato de que o seu cumprimento é fiscalizado tanto pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados quanto por todo e qualquer cidadão, entidade de classe, fiscalizadoras ou regulatória.
Outra questão trabalhista vem exigindo muita adaptação das empresas é o trabalho na modalidade de home office ou de teletrabalho na qual se utiliza de ferramentas para reuniões virtuais que em geral são gravadas, o que gera um aumento de dados sensíveis a serem tratados pelo empregador.
Em virtude dessa nova realidade que traz consigo novos riscos de vazamento de dados se faz necessário que o empregador adote medidas preventivas e de boa prática para tratamento dos dados dentro deste novo contexto.
Na fase pós-contratual a empresa deve se preocupar também com o tempo de armazenamento dos dados, pois sempre fica a dúvida sobre qual o tempo necessário para guarda dos dados de um contrato trabalhista.
A legislação não traz disposição nesse sentido, por isso, a empresa deve se basear tão somente na razão pela qual é necessário manter em arquivo os dados de determinada relação trabalhista.
De modo habitual, a Lei Geral de Proteção de Dados permite que os dados sejam eliminados quando atingida sua finalidade, quando se tornam desnecessários, quando solicitado pelo trabalhador ou determinado por autoridade nacional.
No entanto, é possível mantê-los fora destas hipóteses em decorrência das especificidades da esfera trabalhista na qual pode ser por exigência de norma trabalhista ou por segurança até que ocorra a prescrição para eventuais ajuizamentos de reclamação judicial do trabalhador.
A empresa pode também manter os dados para uso exclusivo de forma anônima, ou seja, de forma que não seja possível identificar o titular dos dados em hipótese alguma.
Por fim, é importante ressaltar que a empresa não deve medir esforços para ter toda a assessoria possível para o momento de adequação, tendo em vista que este processo exige o conhecimento técnico de diversas áreas, a melhor solução é procurar um advogado especialista na área.
