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compliance o que é - homem segurando uma planilha

Compliance: o que é?

Compliance é um termo que vem ganhando bastante destaque, principalmente após a exposição dos casos de corrupção que envolveram grandes empresas e o poder público brasileiro, bem como, após a publicação da Lei n° 12.846/13 (Lei Anticorrupção). Mas e aí, compliance, o que é isto?

Trata-se de uma das ferramentas integrantes da governança corporativa. De uma forma bem resumida, governança corporativa é um conjunto de regras, políticas e  princípios aplicados na gestão de uma empresa que lhe agregam valor no mercado, quando devidamente aplicados.

Sendo assim, compliance é um dos princípios ou mecanismos da governança corporativa, que pode ser convertido em uma série de outros procedimentos para garantir que a empresa ou companhia atue em conformidade com normas, leis, regulamentos e demais diretrizes estabelecidas pela própria empresa.

Este instituto é importante para garantir a ética nas relações negociais, tendo como propósito reduzir os seus riscos e evitar problemas futuros.

Objetivo do compliance

Compliance é uma política de correção tanto como de prevenção. Seu principal objetivo é identificar possíveis falhas que possam estar ocorrendo na gestão de uma empresa e aplicar medidas corretivas antes que a falha identificada se torne um problema efetivamente.

Vamos explicar! Imagine que em uma empresa as horas extras dos funcionários vêm sendo calculadas de forma errada. A partir da implementação de políticas de compliance a empresa consegue identificar este erro, recalculando as horas extras e passando a remunerar os funcionários agora em conformidade com a lei. Não só a empresa pode corrigir o erro internamente, como estará evitando que estes funcionários ingressem com reclamações trabalhistas para pleitear essas horas no futuro.

Quer ver outro exemplo? Imagine uma empresa que conseguiu evitar o pagamento de multas tributárias por identificar que haviam falhas na sua prestação de contas, antes de submeter tais documentos à Receita Federal. Legal, não é?! Mas e quais as vantagens disso?

Benefícios do compliance

Bom, se você chegou até aqui já deve ter percebido algumas das vantagens de se aplicar o compliance.

De qualquer forma, vamos destacar alguns dos benefícios que esta ferramenta pode trazer para que você possa melhor compreender esse conceito. Acompanhe!

Aumento da credibilidade no mercado

Quando uma empresa deixa de cumprir normas, leis e regulamentos, pode vir a ter a sua credibilidade afetada. O contrário também é verdadeiro. Logo, se a empresa cumpre com a legislação, e mais, com a sua função social, ela é bem vista e isto lhe agrega valor. Uma empresa com credibilidade no mercado consegue fechar negócios melhores, atrair investidores e angariar talentos, entre outras vantagens.  

Redução no número de ações judiciais

Quando a empresa consegue identificar um problema e corrigi-lo internamente, automaticamente evita a incidência de ações judiciais contra si. Além disso, a identificação de falhas auxilia no ajuste de procedimentos internos a fim de evitar que tais erros aconteçam novamente.

Economia e Eficiência

Com a implementação de políticas de compliance, o número de fraudes e desconformidades que geram desvio ou desperdício de recursos é reduzido, sendo resultado de uma gestão mais eficiente. Além disso, evita-se a aplicação de multas ou outras sanções legais e a perda do valor mercado, bem como de investidores. Além disso, é possível reduzir o custo operacional e trabalhar com uma gestão mais assertiva.

Vantagem Competitiva

Empresas que são adeptas à governança corporativa e às políticas de compliance procuram empresas que também atendam esses preceitos na hora de negociar. E isso vale com muita força também no mercado internacional. O mercado, incluindo os consumidores finais, têm estado mais atentos às empresas que atendem às normas ambientais, trabalhistas (não utilizar trabalho escravo ou análogo, por exemplo), tributárias, etc, em razão de uma conscientização geral sobre o consumo sustentável.

Fortalecimento da Cultura Organizacional

Quando aplicado como um todo, o compliance é capaz de mudar toda uma cultura organizacional. Faz com que os colaboradores se sintam igualmente responsáveis pelo negócio e passem naturalmente a “fiscalizar” uns aos outros, mas de uma forma positiva. 

Novamente isso ajuda a evitar falhas que podem gerar problemas futuros, e reduz a incidência de comportamentos nocivos. O comprometimento dos colaboradores traz também um ganho com o seu comprometimento, aumentando a produtividade. Trabalhar em uma empresa séria, responsável e comprometida com questões sociais, como o meio ambiente, reforça o sentimento de “pertencimento” e o nível de satisfação de seus colaboradores.

Quando implementar compliance

O compliance pode ser implementado a qualquer momento. Pode se dizer até que quanto antes melhor. Muitas empresas, em especial as startups que têm crescido muito no mercado brasileiro, implementam políticas de compliance logo na sua constituição. Ou seja, já montam o negócio pautado em tal política, que já vem ao mercado como empresas sustentáveis, por exemplo. 

Outro exemplo está nos modelos de contratações que oferecem participações na empresa, garantindo a retenção de talentos, mas atendendo também às normas de direito empresarial e trabalhistas ao mesmo tempo. 

Como dissemos anteriormente, ele pode ser aplicado tanto de forma corretiva como preventiva, e portanto, em empresas que já estão no mercado há algum tempo ou empresas novas, mesmo que não atendam ao modelo de startup, por exemplo.

Sempre é hora de estar em conformidade com a lei, normas e regulamentos, ser ético e ainda ganhar credibilidade com isso.

Setores de atuação do compliance

É importante ressaltar, que apesar de muito ligado ao cumprimento de normas, o compliance não se resume a isto, tanto pode, como deve ser aplicado nas mais diversas áreas, atuando nos mais diversos setores. Veja alguns deles a seguir:

Compliance empresarial

Este é um bom exemplo de compliance que não está ligado ao cumprimento de leis propriamente dito. Se refere mais aos controles internos e regras estabelecidas pela própria empresa. Isso inclui dos colaboradores mais simples a alta cúpula administrativa. É o estabelecimento de padrões dentro de uma empresa que auxiliará no cumprimento das normas (inclusive propriamente ditas) de todas as demais áreas, como trabalhista, tributária/fiscal, ambiental, etc.

Compliance trabalhista

O compliance trabalhista implementado é uma das ferramentas mais poderosas para mitigação de contenciosos trabalhistas. Tanto administradores, gestores como colaboradores devem atuar em conformidade com a legislação trabalhista e o Código de Conduta da empresa em que trabalham. Compliance trabalhista é um grande aliado na fiscalização de uso de equipamentos de proteção e análise de riscos para o trabalho, auxiliando no desenvolvimento de ambientes saudáveis e seguros.

Compliance tributário/fiscal

O compliance tributário/fiscal vai muito além de evitar o pagamento de multas ou a aplicação de sanções pelo fisco. Inclui também a fiscalização da concessão de benefícios irregulares, isenções, subsídios e tratamentos diferenciados indevidos, e a condenação de condutas desonestas como suborno ou abuso de poder.

Está incluso aqui também o controle de vendas, compras, estoque, custos, transações bancárias, folhas de pagamento e de patrimônio. Nesse sentido, o compliance serve como uma ferramenta organizacional atuando na mitigação de irregularidades financeiras.

Esses foram apenas alguns exemplos. O compliance poderá ser implantado ainda na área jurídica, ambiental, social, entre muitas outras.

Etapas do programa de compliance

No processo de implementação de um programa de compliance, seguir algumas etapas pode ajudar. Veja o que não pode faltar neste processo!

Manifesta Vontade

O primeiro passo para implementação do compliance nas empresas é a vontade de implantá-lo. Não basta apenas elogiar tal política, é preciso tirá-la do papel. Para isso é necessário mais do que a intenção de seus administradores mas a sua manifesta vontade em “fazer acontecer”.

Descobrir a razão de ser da organização

Qual o propósito da organização? Para que ela foi criada? Até onde se quer que ela chegue e como? Esses são alguns dos questionamentos que devem ser feitos para se entender uma organização e analisar como o  compliance poderá ser aplicado.

E a legislação?

Como não poderia deixar de ser, é preciso entender qual a legislação que norteia o tipo de atividade exercida na organização em questão. Veja, se estivermos falando de uma mineradora, a legislação trabalhista envolverá uma série de requisitos que não seriam encontrados em uma organização do ramo alimentício, por exemplo. Para cada organização, deverá ser analisado qual tipo de legislação deverá ser atendida.

Avaliação de condutas internas e externas

É importante entender como as pessoas têm se comportado internamente, qual é a cultura organizacional atual e se ela está de acordo com o que a empresa deseja. Além disso, entender como a empresa tem sido vista pelo mercado. Analisar se pela visão externa a empresa é vista como uma empresa confiável, ética, e quais pontos precisam ser melhorados.

Mapeamento de riscos e elaboração de estratégias de compliance

Os primeiros passos estão ligados ao entendimento do funcionamento da organização como um todo. É a partir de então que podem ser mapeados os riscos e elaboradas estratégias de compliance.

Você se lembra do nosso exemplo das horas extras lá no início? Funciona mais ou menos assim: surgiu a vontade de implementar uma política de compliance, depois verificou-se que a organização quer atender às normas trabalhistas e evitar ativos judiciais, pois estava com alta rotatividade de funcionários e com sua imagem afetada no mercado. A partir disso foram mapeados os riscos, ou seja, onde está o erro de cálculo e porque ele tem acontecido, para então traçar-se uma estratégia, como, por exemplo o treinamento de funcionários e a implementação de um novo sistema de contagem de horas-extras.

Implementação da estratégia e Etapa de verificação

No item anterior pudemos entender como funcionaria a implementação da estratégia. No nosso exemplo, foi colocado um novo sistema de contagem de horas-extras e fornecido treinamento aos funcionários que fazem o fechamento dessas horas na folha de pagamento. Veja que a implementação da estratégia irá variar conforme o caso e tipo de estratégia, certo?

Pois bem, uma vez implementada, é preciso passar para a etapa de verificação. Ou seja, conferir se a estratégia está funcionando e se há ajustes que possam ser feitos ou novas estratégias que possam ser implementadas. A partir disso, voltamos ao processo inicial: a vontade de implementar. O que é condizente com a política da empresa, qual a legislação aplicável (se houve alterações ou não, conforme o caso), como a empresa está sendo vista, mapeamento de riscos, elaboração e implementação estratégica, verificação e assim por diante.

Como aplicar o compliance?

A aplicação do Compliance começa com as etapas iniciais que citamos no item anterior:  manifesta vontade, descobrir a razão de ser organização, verificar a legislação aplicável em todos os setores, avaliar as condutas internas e externas, mapear os riscos, criar e implementar estratégias e proceder com a etapa de verificação.

Além de seguir essas etapas, existem algumas outras medidas que irão colaborar na efetiva aplicação do compliance na sua empresa.

Para fortalecer a cultura organizacional de uma empresa e implementar o compliance, uma das medidas que vêm sendo adotadas com frequência é a elaboração de um código de conduta. Este documento deve ter uma linguagem acessível e ser disponibilizado para todos os funcionários para que todos possam entender quais são os padrões que devem ser seguidos dentro da empresa e qual a importância de segui-los.

O código de conduta deve valer para todos, sem exceção. A administração deve atuar de maneira impecável e segui-lo à risca servindo como exemplo para os demais funcionários. 

Crie um programa de monitoramento! Muito parecido com a etapa de verificação, o monitoramento deve ser feito periodicamente, revisando os processos, procedimentos, se houve alterações legislativas que afetam aquele setor e se há a necessidade de adequação, fornecimento de novos treinamentos, ou alteração de quaisquer especificidades que possam ser consideradas como riscos.

Por fim, mas não menos importante, crie um canal interno de denúncias, para que os próprios funcionários possam relatar atividades que estejam em desconformidade com os preceitos e políticas da empresa. Através deste tipo de canal é possível estabelecer um engajamento maior dos colaboradores com o código de conduta da empresa.

Mas lembre-se, o canal deve garantir que o denunciante seja preservado tanto quanto seja aberto um procedimento de averiguação/investigação da alegação, suspeita ou denúncia relatada.

Regras do compliance

As principais regras de compliance serão definidas pelo código de conduta e políticas da empresa que, é claro, devem estar em conformidade com a legislação.

Além disso, as políticas de compliance devem seguir o que está previsto na legislação de um modo geral e com aquelas específicas do ramo de atividade de cada empresa.

Estão também incluídos nas regras de compliance preceitos como a ética e a moral.

Quem cuida do compliance?

De um modo geral, todos são responsáveis pela aplicação das políticas de compliance dentro de uma empresa.

Conquanto, os administradores e gestores são os maiores responsáveis pela implementação do compliance.

Os gestores (em sentido amplo) podem contar com equipes de profissionais especializados nas mais diversas áreas, inclusive, com equipes multidisciplinares. Nesse processo, é imprescindível poder contar com advogados, contadores, engenheiros, técnicos de segurança do trabalho, entre muitas outras especialidades, bem como empresas de auditorias.

Relação de compliance com a LGPD

LGPD é como é chamada a Lei Geral de Proteção de Dados, Lei Federal nº. 13.709/2018, que prevê a proteção de dados e de informações das pessoas no Brasil

São protegidos dados como RG, CPF, endereço, dados bancários, mas também dados que identifiquem a origem, etnia, opção religiosa, sexual e de saúde, por exemplo.

De modo geral, o que a lei prevê é que esses dados sejam protegidos, podendo ser divulgados ou disponibilizados somente mediante manifestação de seu titular, de forma expressa e inequívoca.

Mas o que isso tem a ver com compliance? Pois bem, é certo que com o desenvolvimento de novas tecnologias e a expansão da internet, surgiram também novas facilidades, como a possibilidade de fazer pagamentos, transferências, compras, praticamente tudo, de forma digital. Com isso, há também uma exposição maior dos dados pessoais das pessoas.

Não só pelos meios digitais que representam uma maior exposição, mas por outros meios, empresas acabam tendo acesso a muitos dados pessoais.

É nesse sentido que as empresas devem implementar o compliance e se adaptar à Lei Geral de Proteção de Dados, garantindo a segurança das informações de seus clientes, colaboradores, fornecedores e, igualmente, daquelas que são compartilhadas entre empresas.

Nós, do escritório Boggi Advocacia, temos uma equipe preparada e pronta para te auxiliar nesse processo. Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com nosso escritório, estamos à disposição para ajudá-lo.

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